Переезд офиса — момент истины для любого архива. Грузчики выносят коробки, кто-то из сотрудников смотрит на пять шкафов с папками и произносит фразу, которая потом дорого обходится: «Да там документы десятилетней давности, давайте выбросим». Через два года бывший сотрудник просит справку для подтверждения стажа, а подтверждать нечем.
С кадровыми документами ситуация непривычная для бизнеса: сроки хранения тут измеряются не годами, а десятилетиями. Логика простая — по этим бумагам человек через тридцать лет будет доказывать, где и кем работал и сколько получал. Поэтому государство относится к их сохранности серьёзнее, чем к большинству других документов компании.
Разберём, что и сколько хранить, как правильно уничтожить то, чему срок вышел, как оформляют описи и что делать с архивом, если компания закрывается.
Что вы узнаете из статьи
- Какие кадровые документы хранятся десятилетиями, а какие всего несколько лет
- Зачем нужна номенклатура дел и как она упрощает жизнь
- Как законно уничтожить документы с истёкшим сроком хранения
- Что происходит с архивом при ликвидации или продаже компании
- Сколько стоит архивная обработка и когда её стоит заказывать
Сроки: что хранить долго, а что нет
Все кадровые документы делятся на две большие группы. Первая — документы по личному составу: трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки и дела, документы о переименовании должностей. Они хранятся 50 лет, если созданы начиная с 2003 года, и 75 лет для более ранних. Именно по ним подтверждают стаж, поэтому срок такой длинный.
Вторая группа — документы текущего управления. Приказы о предоставлении отпусков и направлении в командировки, заявления работников, графики отпусков, табели учёта рабочего времени — здесь сроки короткие, обычно от трёх до пяти лет. Есть важное исключение: табели и документы по работникам с вредными и опасными условиями труда переходят в длительную категорию, потому что от них зависит право на досрочную пенсию.
Отдельно стоят документы по охране труда, материалы расследования несчастных случаев, документы по спецоценке — у них свои сроки, и часть из них тоже измеряется десятилетиями. И ещё один момент, который часто упускают: срок отсчитывается не от даты создания документа, а от окончания дела, в которое он подшит, то есть фактически с конца соответствующего года.
Если при разборе шкафов выясняется, что документов за какие-то годы просто нет, задача меняется: тут уже нужно не архивировать, а восстанавливать кадровый учёт, и это отдельная работа.
Номенклатура дел и порядок хранения
Номенклатура дел — это перечень всех дел компании с указанием сроков хранения. Документ выглядит формально, но именно он превращает шкаф с папками в архив, где можно что-то найти. Составляется он на год, утверждается руководителем, и по нему потом формируются дела и проводится экспертиза ценности.
Сама подготовка дела к хранению — процедура с понятными правилами. Документы подшиваются в хронологическом порядке, листы нумеруются, составляется внутренняя опись для дел длительного хранения, оформляется обложка с названием организации, заголовком дела, крайними датами и сроком хранения, а в конце подшивается заверительная надпись с количеством листов. Скоросшиватель с бумагами в произвольном порядке архивом не считается — при проверке это фиксируют как нарушение правил хранения.
Хранить документы можно у себя или передать в специализированную организацию по договору. Требования к помещению разумные: ограниченный доступ, защита от влаги и огня, отдельное место для дел, содержащих персональные данные. Последний пункт важен: кадровые документы — это персональные данные в чистом виде, и утечка из плохо запертого шкафа обернётся ответственностью совсем по другой статье.
Как уничтожить документы законно
Здесь чаще всего и ошибаются. Истёкший срок хранения не означает, что папку можно отнести в мусорный контейнер. Порядок такой: сначала проводится экспертиза ценности — комиссия компании просматривает дела и определяет, какие действительно подлежат уничтожению, а какие стоит сохранить. Затем составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с перечнем дел, их крайними датами и количеством.
Акт утверждается руководителем. Только после этого документы уничтожают — измельчением или передачей на переработку с оформлением подтверждающего документа. Акт остаётся в компании навсегда: именно он доказывает, что документов нет законно, а не потому, что их потеряли при переезде. Разница принципиальная: утрата документов и их законное уничтожение — совершенно разные истории с точки зрения ответственности.
Ещё один нюанс: нельзя уничтожать документы, по которым идёт спор или проверка, даже если формально срок вышел. И нельзя уничтожать дела, не завершив экспертизу ценности, — в стопке с приказами об отпусках вполне может обнаружиться приказ о переводе, который хранится полвека.
Ликвидация, продажа и цена вопроса
При ликвидации компании документы по личному составу не уничтожаются, а передаются на хранение — в государственный или муниципальный архив либо правопреемнику при реорганизации. Архив принимает дела только в обработанном виде: подшитыми, пронумерованными, с описями. Это работа на недели, и начинать её в последний месяц перед закрытием — гарантированный способ сорвать сроки ликвидации.
При продаже бизнеса или смене собственника архив становится частью проверки. Покупатель смотрит, есть ли документы по всем сотрудникам, оформлены ли описи, нет ли пробелов в годах — это прямой индикатор того, насколько аккуратно велась компания. Наводить порядок разумно заранее, вместе с проведением кадрового аудита, а не в режиме аврала во время сделки.
По деньгам ориентиры такие. Полная архивная обработка дела — подшивка, нумерация, обложка, заверительная надпись — стоит примерно 250–700 рублей за дело. Упрощённая систематизация без подшивки — 70–180 рублей. Составление номенклатуры дел и описей обычно оплачивается отдельно, в районе 8000–25 000 рублей за комплект. Точные цифры уточняйте в своём городе. Кстати, при переходе на электронный документооборот вопрос архива не исчезает: бумажное наследие всё равно нужно закрыть корректно.
Как платформа помогает найти специалиста
На Где.Эксперт вы находите специалиста по кадровому делопроизводству и архивной обработке по профилю с реальным опытом и отзывами компаний, которые уже приводили архивы в порядок. Работа эта кропотливая и объёмная, и здесь особенно важно понимать, сколько дел человек реально обрабатывал: разобрать шкаф на двадцать папок и подготовить к передаче архив компании за пятнадцать лет — задачи разного порядка.
Модель площадки простая: без депозита и предоплаты, оплата по факту выполненной работы, сумма зафиксирована в заказе, а расчёты защищены механизмом разрешения споров. Удобно разбивать работу на этапы: сначала оценка объёма и номенклатура, потом обработка дел партиями с оплатой по каждой. Отзывы прошлых заказчиков подсказывают, кто сдаёт архив в состоянии, которое принимают без замечаний, а кто оставляет коробки с наклейками.
Часто задаваемые вопросы
Сколько хранятся трудовые договоры?
Пятьдесят лет для документов, созданных с 2003 года, и семьдесят пять для более ранних. Это документы по личному составу.
Что можно хранить недолго?
Приказы по отпускам и командировкам, заявления, графики отпусков, обычные табели — обычно от трёх до пяти лет.
Можно ли просто выбросить старое?
Нет. Нужны экспертиза ценности, акт о выделении к уничтожению, утверждение руководителем и подтверждение уничтожения.
Что с архивом при ликвидации?
Документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив в обработанном виде, с описями.
Сколько стоит обработка?
Примерно 250–700 рублей за дело при полной обработке. Стоимость уточняйте в своём городе.
Заключение
Архив кадровых документов — участок, где ошибка проявляется через годы и исправить её уже нельзя. Выброшенная при переезде коробка с приказами оборачивается тем, что бывшему сотруднику невозможно подтвердить стаж, а компании — доказать, что она вообще что-то оформляла.
Главное, что стоит запомнить: документы по личному составу живут десятилетиями, а уничтожение всего остального требует акта, а не мусорного контейнера. Начните с малого — составьте номенклатуру дел и посмотрите, что у вас реально лежит по годам. Если объём большой, а времени нет, обработку архива легко вынести отдельной задачей и оплатить по факту сданных дел с описями.
Найдите специалиста по кадрам на Где.Эксперт — приведите архив в порядок и платите по факту.