Вопрос обычно возникает в момент, когда компания перешагивает через двадцать человек. До этого кадрами занимался кто придётся: бухгалтер, офис-менеджер, иногда сам директор в перерывах между переговорами. Работало это ровно до первого нестандартного случая — сотрудница ушла в декрет, кто-то попросил перевод на неполный день, кто-то уволился со скандалом. И стало ясно: нужен человек, который в этом разбирается.
Дальше развилка. Нанять кадровика в штат — понятно и привычно, но за живого сотрудника платить придётся каждый месяц, независимо от того, было в этом месяце три кадровых события или ноль. Отдать на аутсорс — дешевле на бумаге, но у многих руководителей внутри срабатывает тревога: чужой человек, чужие руки, персональные данные сотрудников.
Обе позиции разумные. Проблема в том, что решение чаще принимают на ощущениях, а не на цифрах. Давайте посчитаем — и заодно очертим границу, за которой аутсорс перестаёт быть выгодным.
Что вы узнаете из статьи
- Сколько на самом деле стоит штатный кадровик со всеми надбавками
- Как устроены тарифы на кадровое обслуживание и что в них входит
- При каком штате аутсорс выгоден, а при каком уже нет
- Что нельзя отдавать на сторону ни при каком раскладе
- Как оформить передачу персональных данных, чтобы не создать себе новый риск
Настоящая цена штатного кадровика
Руководители часто держат в голове только оклад. Между тем к нему добавляется страховыми взносами примерно треть сверху, отпуск, больничные, рабочее место, программа для кадрового учёта, обучение и подписка на правовую базу. Возьмём умеренный региональный оклад в 62 000 рублей — с взносами это уже около 81 000. Прибавьте рабочее место, технику и лицензии, и месяц выходит под 88–92 тысячи. В год — больше миллиона.
Теперь вторая часть арифметики: сколько работы этот человек реально делает. В компании на 40 человек со средней текучкой кадровых событий за месяц набирается два-четыре: приём, увольнение, перевод, отпуск. Плюс табели, плюс отчётность. Это неделя работы, максимум полторы. Остальное время специалист занят чем-то ещё — обычно смежными задачами, к которым его никто не готовил.
Третья часть, о которой вспоминают позже всех: один сотрудник — это одна точка отказа. Он уходит в отпуск, болеет, увольняется. Компания остаётся без кадрового учёта ровно тогда, когда события накапливаются. Восстанавливать потом дороже, чем платить всё это время.
Что такое аутсорсинг кадров на практике
Базовый тариф у большинства исполнителей закрывает текущее ведение: оформление приёма и увольнения, переводы, отпуска, приказы, личные дела, табели, график отпусков, подача сведений о кадровых событиях в установленные сроки и консультации по ходу дела. Считается это чаще всего от численности: примерно 700–1600 рублей в месяц за сотрудника при небольшом штате и 350–800 рублей, когда людей больше полусотни. Минимальный платёж обычно фиксирован — 8000–15 000 рублей, чтобы работа с компанией на пять человек имела смысл.
Отдельными позициями идут разовые вещи: разработка локальных актов, постановка учёта с нуля, воинский учёт, сопровождение проверки, сложное увольнение с конфликтом. Это нормально, и это стоит выяснить до подписания договора, а не в момент, когда понадобилось.
Формат работы бывает разный. Кто-то работает полностью удалённо и получает сканы, кто-то приезжает раз в неделю подписывать оригиналы, кто-то ведёт учёт в вашей программе через удалённый доступ. Бумажные оригиналы всё равно остаются у работодателя — хранить их обязан он.
Где проходит граница выгоды
Практическое правило звучит так: пока полноценной загрузки для штатного специалиста не набирается, аутсорс дешевле. Обычно это штат примерно до шестидесяти-восьмидесяти человек при спокойной текучке. На сорока сотрудниках аутсорс обходится в районе 25–40 тысяч в месяц против почти девяноста за своего человека — разница очевидная.
Но есть ситуации, когда цифры разворачиваются. Розница и общепит с текучкой в десятки человек в месяц: там кадровых событий столько, что аутсорс по подушевому тарифу становится дороже штатного отдела. Производство с вредными условиями, где кадры плотно завязаны на охрану труда и медосмотры. Компании, где кадровик одновременно занимается подбором и адаптацией — это уже не делопроизводство, и на аутсорс уходит только бумажная часть.
Есть и то, что не отдают наружу в принципе: решения о найме и увольнении, переговоры с сотрудниками, дисциплинарные разбирательства. Исполнитель оформляет документы, а решения принимает работодатель — иначе получается управление компанией со стороны, и в конфликте это всплывёт.
Как выбрать исполнителя и не создать себе новый риск
Первое, что стоит закрыть в договоре, — персональные данные. Работодатель остаётся оператором данных своих сотрудников, и передача их подрядчику требует оформленного поручения на обработку, условий конфиденциальности и ограничения круга лиц с доступом. Без этих пунктов рискует именно компания, а не исполнитель.
Второе — ответственность. Административный штраф от инспекции всегда выпишут работодателю, договором это не переносится. Зато в договоре можно прямо прописать обязанность исполнителя возместить убытки, включая штрафы, возникшие из-за его ошибки или срыва срока. Пункт неприятный для обсуждения, но именно он показывает, насколько человек уверен в своей работе.
Третье — стартовая точка. Разумно начинать не с передачи ведения, а с аудитом текущего состояния документов: исполнитель должен понимать, что он принимает, а вы — за что платите. Иначе через полгода выяснится, что чужие ошибки трёхлетней давности теперь считаются его недоработкой. И если планируете перейти на кадровый электронный документооборот, скажите об этом сразу — не каждый исполнитель с ним работал.
Как платформа помогает найти исполнителя
На Где.Эксперт вы находите специалиста по кадровому делопроизводству по профилю с реальным опытом и отзывами работодателей, а не по объявлению с обещанием «все услуги под ключ». Видно, с компаниями какого размера и какой отрасли человек работал: кадры в рознице с текучкой и кадры в проектном бюро — разные миры, и опыт тут не взаимозаменяем.
Модель площадки простая: без депозита и предоплаты, оплата по факту выполненной работы, сумма зафиксирована в заказе, а расчёты защищены механизмом разрешения споров. Можно начать с одной задачи — например, разовой проверки документов или оформления сложного увольнения — и уже по результату решать, отдавать ли ведение целиком. Отзывы прошлых заказчиков подсказывают, кто отвечает в срок, а кто пропадает на неделю в конце квартала.
Часто задаваемые вопросы
С какого штата выгоден аутсорс?
Обычно до 60–80 человек, пока не набирается полная загрузка для штатного специалиста. Дальше выгода зависит от текучки.
Что входит в базовый тариф?
Приём, перевод, увольнение, приказы, личные дела, табели, график отпусков, отчётность о кадровых событиях и консультации.
Сколько это стоит в месяц?
Примерно 700–1600 рублей за сотрудника при небольшом штате, минимальный платёж 8000–15 000 рублей. Стоимость уточняйте в своём городе.
Кто отвечает за ошибку исполнителя?
Перед инспекцией — работодатель. Возмещение убытков и штрафов с подрядчика прописывается в договоре отдельно.
Как быть с персональными данными?
Оформить поручение на обработку и условия конфиденциальности в договоре. Без этого риск ложится на компанию как на оператора данных.
Заключение
Выбор между своим кадровиком и аутсорсом — это не спор о принципах, а расчёт. Штатный специалист в среднем по стране обходится компании почти в миллион рублей в год со всеми надбавками, и при штате в тридцать-сорок человек он загружен от силы наполовину. Аутсорс закрывает тот же объём за сумму в два-три раза меньше и не уходит в отпуск целиком.
Главное, что стоит запомнить: аутсорс — это про документы, а не про управление людьми. Решения о найме, увольнении и дисциплине остаются за вами, и это правильно. А ещё до подписания договора закройте два пункта: поручение на обработку персональных данных и ответственность исполнителя за срывы и ошибки. Начните с небольшой разовой задачи, посмотрите на качество и сроки — и платите по факту выполненной работы.
Найдите специалиста по кадрам на Где.Эксперт — передайте кадровое делопроизводство на аутсорс и платите по факту.