Звонок: «У нас небольшой бардак в кадрах, двадцать восемь человек, надо привести в порядок. Сколько будет стоить?» Соблазн назвать цифру прямо в трубку огромный — клиент горячий, вдруг сорвётся. Называешь. Приезжаешь. Открываешь шкаф и понимаешь, что «небольшой бардак» — это три коробки вперемешку, отсутствие договоров у трети сотрудников и последнее штатное расписание позапрошлого года.
Дальше два пути, оба неприятных. Либо делать за названную сумму и работать три недели за деньги, которых хватило бы на пять дней. Либо идти к клиенту с разговором о повышении цены и слышать закономерное: «Мы же договорились».
Хорошая новость — это лечится одним навыком: умением диагностировать объём до того, как из тебя вылетела цифра. Разберём, как это делается на практике.
Что ты узнаешь из статьи
- Какие вопросы задать клиенту до того, как называть цену
- Как устроена быстрая диагностика и сколько она занимает
- По каким единицам считать объём, чтобы смета была понятной
- Где прячутся часы, которые никто не закладывает в расчёт
- Как зафиксировать границы работ, чтобы объём не поехал в процессе
Вопросы, которые задают до цены
Есть короткий набор вопросов, который за десять минут разговора даёт почти полную картину. Сколько сотрудников сейчас и сколько было приёмов и увольнений за последний год. За какие годы документы вообще существуют. Кто вёл кадры до тебя и есть ли доступ к его файлам. В какой программе велся учёт или всё в бумаге. Есть ли уволенные, по которым нужно закрывать документы.
Дальше — про сложность. Есть ли сменный график, вредные условия, материально ответственные лица, иностранные работники, совместители, дистанционные сотрудники. Каждая из этих позиций добавляет работы непропорционально: один иностранец в штате может дать больше возни, чем десять обычных менеджеров.
И два вопроса, которые задают редко, а зря. Первый: что стало поводом обратиться именно сейчас? Если ответ «пришёл запрос из инспекции» — сроки сжатые и цена выше, если «хотим навести порядок» — можно работать спокойно и этапами. Второй: кто со стороны компании будет отдавать документы и отвечать на вопросы? Отсутствие такого человека — самая частая причина срыва сроков. Полезно понимать и общую картину — как выглядит восстановление учёта глазами заказчика, чтобы говорить с клиентом на одном языке.
Быстрая диагностика и расчёт по единицам
После разговора нужна короткая проверка вживую или по сканам. Метод простой: берёшь пять-семь случайных сотрудников, разных по стажу и должности, и смотришь, что по ним есть. Если по всем пятерым комплект полный — вероятно, ситуация приличная. Если по троим нет договоров, а по одному вообще ничего, смело экстраполируй: так будет по всей базе.
Параллельно смотришь сквозные документы: штатные расписания по годам, приказы, график отпусков, комплект локальных актов, журналы. Это занимает час-полтора и даёт основу для сметы.
Считать дальше лучше не в часах, а в единицах работы. Личное дело — столько-то. Восстановление документов за один год по компании — столько-то. Локальный акт — за штуку. Опись и подготовка дел к архиву — за дело. Клиенту такая смета понятна, её легко проверить и трудно оспорить. Рыночные ставки по услугам дают ориентир по каждой позиции, дальше корректируешь под свой город и сложность конкретного случая.
Почасовку разумно оставлять там, где объём непредсказуем: консультации, сопровождение конфликтного увольнения, участие в переговорах с проверяющими.
Где прячутся часы, которых нет в смете
Первое место — сбор исходных данных. Ты закладываешь два дня на восстановление документов по десяти сотрудникам, а бухгалтерия отдаёт ведомости частями в течение двух недель. Работа растягивается, а сумма зафиксирована. Отсюда правило: в смете указывать не только объём, но и обязанность клиента предоставить данные в оговорённый срок.
Второе — подписи. Собрать подписи двадцати действующих сотрудников на листах ознакомления кажется мелочью ровно до момента, когда пятеро в отпуске, трое на удалёнке в другом регионе, а один принципиально ничего не подписывает без юриста. Закладывай на это отдельное время или прямо передавай задачу клиенту.
Третье — расхождения. Данные в кадровых бумагах не бьются с отчётностью, оклады в приказах не совпадают с ведомостями, даты приёма разные в разных документах. Каждое такое расхождение — это разбирательство, переписка и решение, что считать верным. На компании в тридцать человек таких находок обычно набирается пять-десять.
Четвёртое — обучение клиента. После сдачи работы кто-то в компании должен продолжать вести учёт. Объяснить, показать, написать короткую инструкцию — это часы, и их либо включают в смету, либо продают отдельно как передачу дел.
Практический вывод: закладывай запас 20–30 процентов сверх расчётного времени. Не потому, что не умеешь считать, а потому, что срывают сроки почти всегда обстоятельства на стороне клиента.
Как зафиксировать границы
Смета без границ — это приглашение к бесконечной работе. В договор с заказчиком стоит включить несколько простых пунктов, и они снимают девяносто процентов будущих споров.
Первый — базовый объём в единицах: столько-то личных дел, столько-то локальных актов, такие-то годы. Второй — ставка за единицу сверх базового объёма и правило, что превышение согласовывается письменно до выполнения. Третий — обязанности клиента: предоставить документы в срок, назначить контактное лицо, обеспечить подписание сотрудниками. Четвёртый — порядок сдачи: этапами, с подписанием акта по каждому, а не одной большой приёмкой в конце.
Разбивка на этапы вообще лучшее, что можно сделать на крупном проекте. Первый этап — диагностика и смета, отдельная оплата. Второй — восстановление сквозных документов. Третий — личные дела партиями. При таком подходе ни ты, ни клиент не рискуете крупной суммой, а объём уточняется по ходу без драм.
Как платформа помогает работать без споров о цене
На Где.Эксперт ты работаешь с заказчиками, которые уже сформулировали задачу и готовы обсуждать условия по делу. Сумма фиксируется в заказе — то есть договорённость о цене существует не в переписке, а в самой сделке, и переиграть её задним числом никто не может.
Модель площадки честная к исполнителю: без депозита и обязательных взносов за доступ к заказам, оплата по факту выполненной работы, расчёты защищены механизмом разрешения споров. Крупный проект удобно разбивать на этапы и закрывать каждый отдельно — так и клиенту спокойнее, и ты не работаешь месяц в надежде на итоговый платёж. А отзывы за аккуратно посчитанные и сданные в срок проекты копятся в профиле и позже позволяют называть цену выше средней по рынку без долгих объяснений.
Часто задаваемые вопросы
Можно назвать цену по телефону?
Только вилку. Финальная сумма — после короткой диагностики, иначе это угадывание, которое обычно оборачивается работой в убыток.
Диагностика бесплатная?
Осмотр на час можно сделать бесплатно, полноценный аудит — платно. Удобно зачитывать его стоимость в счёт основного проекта.
По сотрудникам или по часам?
На восстановлении — по единицам работы: дело, документ, год. Почасовку оставляй для консультаций и непредсказуемых задач.
Что если объём вырос?
Заранее прописать базовый объём, ставку за единицу сверх него и письменное согласование превышения. Тогда доплата — вопрос техники.
Сколько закладывать на риски?
Примерно 20–30 процентов сверх расчётного времени. Срывают сроки обычно задержки со стороны клиента, а не сложность работы.
Заключение
Умение оценивать объём — это не про математику, а про порядок действий: сначала вопросы, потом короткая диагностика, потом смета в понятных единицах, и только потом цифра вслух. Тот, кто называет сумму до осмотра шкафа, рано или поздно оплачивает эту привычку своим временем.
Главное, что стоит запомнить: считай не сотрудников, а единицы работы, закладывай запас на чужие задержки и фиксируй границы объёма письменно до старта. Разбивай крупные проекты на этапы с отдельной оплатой каждого — это защищает обе стороны и убирает главный источник конфликтов. А чтобы условия сделки не зависели от памяти сторон, работай там, где сумма зафиксирована в заказе, а оплата приходит по факту выполненной работы.
Начни брать заказы на Где.Эксперт — работай по зафиксированной сумме и получай оплату по факту.